Así pasé yo de caótico a practicante de GTD

Tengo que admitir que no soy organizado ‘per se’. Más bien lo contrario. Durante un tiempo, no pasó nada. Un día, hace ya unos años, me di cuenta de que la cabeza ya no me bastaba para gestionar bien todo lo que tenía que hacer. Se quedaban proyectos personales sin rematar o sin empezar, y mi mesa parecía un rascacielos de papeles supuestamente importante. Más aún, sentía que no tenía mi trabajo tan controlado como debía y que me limitaba a reaccionar ante lo más urgente, con esa molesta impresión de estar continuamente ‘apagando fuegos’. Necesitaba una forma de trabajar que aceptara que ese ritmo era la norma, sobre todo porque estaba acercándome a un momento crucial en el que deseaba empezar a crecer decisivamente en responsabilidades y, obviamente, tenía que ser capaz de manejar cómodamente mi flujo de trabajo de entonces… y mucho más.

Fue entonces cuando empecé a interesarme por sistemas de gestión de tiempo y leí por primera vez sobre el método Getting Things Done (GTD). Como muchos, he terminado leyendo el libro de David Allen que dio nacimiento a la metodología. Pero empecé por un texto digerible y que me parece aún más valioso como referencia pasados los años: el GTD para dummies de Jerónimo Sánchez. Me parece un texto no sólo ameno sino muy didáctico, con el mérito de recoger lo mejor de varios métodos (no sólo GTD, realmente) y aterrizarlos en consejos muy concretos, basados en la experiencia propia del autor.

Sinceramente, GTD no sólo me permitió por fin quedarme casi sin papeles en la mesa de trabajo sino que me hizo exponencialmente más productivo y sobre todo más feliz. La sensación de desorganización es muchas veces peor que el desorden en sí y genera un estrés innecesario. Un método (cualquier método) de organización te ayuda al menos a saber hasta dónde no llegarás, para que tomes medidas al respecto y no te frustres intentando un ‘llegar a todo’ imposible.

Rats build neater nests
CC Carbon Arc https://www.flickr.com/photos/41002268@N03/

Algunos dicen que GTD es una especie de secta. No. Es 90% lo que ya hacías por puro sentido común, con un 10% añadido que te ayuda a ordenarlo y a hacerlo de modo más consistente. Y, como bien señala Jerónimo Sánchez en su guía, se trata de que cada uno adapte un poco el asunto a su propia personalidad y objetivos. Una vez adaptadas las reglas, eso sí, hay que intentar cumplirlas. De nada sirve dar con la dieta perfecta, colgarla en la puerta de la nevera, y seguir comiendo como siempre.

Con el tiempo, he leído sobre otras técnicas rivales de GTD o variaciones, que me han reafirmado en la impresión de que GTD es lo bastante generalista como para servir a casi todos (de ahí su éxito, supongo). Entre lo que he leído os recomiendo esta recopilación de artículos sobre inbox zero y que echéis un vistazo a blogs como Think Wasabi, cuyo autor acierta especialmente -en mi opinión- en dos temas que trata regularmente: la importancia de los descansos y de afrontar el trabajo teniendo en cuenta los momentos del día en que cada persona es más productiva.

Durante un tiempo en que mi labor diaria estuvo más enfocada en unos pocos proyectos, apliqué sin saberlo algo muy parecido al personal kanban. Pero cuanto más compleja y rápida se vuelve tu vida, mejor te puede venir el GTD. De hecho, en mi nuevo y más interesante reto he vuelto a luchar por organizarme con este método, pasito a pasito. Mis aprendizajes hasta ahora con los años:

  • Es mejor tener un método malo, o no tenerlo implantado al 100%, que no tener nada
  • No te dejes impresionar por la jerga: GTD es el ‘hacer listas para que no se te olvide’ de toda la vida… mejorado.
  • Como todo método nuevo, hay una curva de aprendizaje. Irás más lento antes de ir más rápido. Cuando aprendiste a conducir tampoco parecía que fuera a llevarte mejor y más rápido que el bus a ningún sitio. Si vas a probar, ten paciencia y un poco de fe en el sistema antes de juzgarlo.
  • Tampoco te dejes el sentido común en la puerta. Si hay cosas que tienes que ‘tunear’ en el método o si puedes añadirle lo mejor de hábitos positivos que ya tenías… hazlo.

Valga este post como testimonio al texto GTD para dummies y como inicio de una pequeña serie. Porque, si ya habéis leído algo de GTD y estáis empezando a intentar aplicarlo, os toparéis con la misma pregunta que todos: ¿cuál es el mejor software para aplicar todo esto? ¿No hay algo -gratuito o de pago- que me ayude a organizar todas esas notas y listas?

Hay muchas opciones, claro. Y a finales de año, hace nada, me vi buscando la mejor. En el próximo post os explico cuáles revisé y con cuál me quedé y porqué.

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