The best GTD apps for 2015

So I’ll write this one in English for two reasons: First, I know for a fact many people look for good GTD apps – not just Spaniards. And second, I benefited myself from the generosity of other bloggers reviews of GTD apps – mostly in English, even if not all authors were from an English-speaking background. So if they made the effort to share their findings in English to reach the widest possible audience, I’ll do the same.

First things first. I had been a user of Nirvanahq in the past. I was pretty happy in their free beta, but opted out after paying the first year. The fact is, I felt I was left with not enough time to react between the warning (pay or lose your projects) and the deadline. I was getting married shortly after so maybe I was on a worse schedule than usual and I’m being unfair, but this is just how I felt and why I almost stopped using Nirvana, which is otherwise awesome and has been getting better. For a time I used Evernote with extensive tagging, even digging into The Secret Weapon approach. But Evernote does not allow for the simple joy of just crossing out completed tasks. And tagging for GTD becomes just too much pain (for every note you need context, time, energy and project, at the very least). Evernote is great but not a GTD app, lets face it.

Other good contenders tested in the past included Doit.im (but wasn’t reliable enough as far as syncing goes, specially for data entered while offline), Remember The Milk (a fine product, just not my preferred look&feel and UX).

So I decided to scan the market again and test something new, even if it was a paid option. My requirements for a GTD system may not be the same as yours, so for me priorities included:

  • Good UX and performance (easy to use, fast response). My goal is not to learn how to use a new toy, but to have actual job done, quickly. Performance speed is measured with my usual devices, of course. I don’t care if it’s very fast on someone else’s laptop…
  • Beautiful design. I’m going to live in this damn app all day. Don’t make it depressing to look at.
  • Cross-platform. Sorry for Things and other platform-specific solutions. I can work from a Windows laptop (most of the times) but I also own a MacBook Pro. I have a personal iPhone as well as an Android phone for work. And there is an Android tablet too at home. I’m cross-platform and I’m not going to buy any solution that ties me only to one device or operating system.
  • I need as many keyboard shortcuts as possible. I suffer from repetitive stress injury in both wrists and love to save keystrokes when possible.
  • Some help with reporting is greatly appreciated. I need to report on my weekly or monthly work so I was used to use Nirvana logbook to remind me of tasks completed on a particular date. Authomated reporting would be even better.
  • As a user that would migrate from another system, batch import or at least adding tasks by e-mail is a plus. Being able to export easily (not feeling ‘trapped’) is important, too.
  • Call me silly, but I want to re-organize my tasks to have them sorted out by priority for any project. Nirvana lets me just drag and drop. Make it that easy, please.
  • Of course, if I’m looking for a GTD ‘trusted system’, it has to be… well, trustworthy. That means reliable, with a good backup policy, and able to work offline when needed.

With this in mind, I read (a lot) and tested myself some of the best apps found through some research and also the most-recommended in post like The Best GTD Apps and others.This are my results:

Tested And Rejected (Honorable Mention For The First Two)

Workflowy – Not that bad. Allows for heavy keyboard use, and it’s a very flexible tool. But not really GTD-oriented. I mean, no report or date-based logbook of completed items, lots of tagging required to include contexts, energy, etc., which is some of the cons of Evernote anyway.

Organize Pro (from taskfabric.com). 50$ license – Web version not-so-fast and lacks a few features such as tagging and filter by tag (energy, time required to complete the taxt, drag-and-drop tasks to reorder). iPhone app pretty good and good-looking, a serious contender. Tested downloadable version (trial): not so fast.

Omnifocus – Not being cross-platform is a deal-breaker for me. I can’t solely rely on my iPhone and have no desktop version of my system during office hours.

Producteev – Not recommended after its redesign. It would be free for the features I would use and interface is not that bad but contexts, etc., are added as tags. No task drag-and-drop to organize priorities. Good reporting due to activiy log. Can be used as a collaboration tool. Exports CSV.

2doapp – Windows browser only through Toodledo, not-so-good interface

iQTell –  A promising product, integration with Evernote and email, too expensive for me.

Conqu – Not bad, but I wasn’t impressed by interface.

Droptask – Good but too visual, slow response. Also no keyboard shortcuts.

Eisenhower – Too simple, not flexible enough, not really GTD-oriented.

SmartTM – Web on beta version, logging in wasn’t simple so… nope.

ZenDone – Interface wasn’t good enough for my taste.

GQueues – Not a bad pricing but too linked to Google, Gmail-like interface, file uploading through Drive…

Smartytask – Too expensive for my personal use. (99$ per year).

Top Of The Crop

GTD con letras de madera de juguete.
GTD with wooden letters.

I ended up with a shortlist of three good alternatives to practice GTD: Facile Things, Todoist, and again good old Nirvanahq. So I had to look for a tie-break by closely comparing key features.

Let’s first take a closer look to all three.

Facile Things, at about 64€ per year, is a bit pricy for my taste but still between sight of what could be reasonable if it’s the right tool to keep my life under control. While a little slow to respond to inputs (specially on a mobile device), it’s absolutely GTD-oriented, in fact it covers all possible aspects of the method. Its Done list can act as a solid start for any reporting or self-control.

Todoist proved to have the wider use of keyboard shortcuts. I couldn’t test iOS app but its webapp was not bad, just not ultra-fast. A good daily summary by e-mail and a small price (23€/year) are also good points.

I ended up re-testing Nirvanahq. Like I said, its logbook (that shows the date when something was completed) is helpful for reporting. It’s also one of the cheapest paid solutions that I found at 39$ per year (32€ aprox.). You can easily export data if you switch providers.

Any of these three deserve an extended testing if you are serious about GTD. If you care at all, I’ll soon tell you how and why I chose one of them.

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The best GTD apps for 2015

Así pasé yo de caótico a practicante de GTD

Tengo que admitir que no soy organizado ‘per se’. Más bien lo contrario. Durante un tiempo, no pasó nada. Un día, hace ya unos años, me di cuenta de que la cabeza ya no me bastaba para gestionar bien todo lo que tenía que hacer. Se quedaban proyectos personales sin rematar o sin empezar, y mi mesa parecía un rascacielos de papeles supuestamente importante. Más aún, sentía que no tenía mi trabajo tan controlado como debía y que me limitaba a reaccionar ante lo más urgente, con esa molesta impresión de estar continuamente ‘apagando fuegos’. Necesitaba una forma de trabajar que aceptara que ese ritmo era la norma, sobre todo porque estaba acercándome a un momento crucial en el que deseaba empezar a crecer decisivamente en responsabilidades y, obviamente, tenía que ser capaz de manejar cómodamente mi flujo de trabajo de entonces… y mucho más.

Fue entonces cuando empecé a interesarme por sistemas de gestión de tiempo y leí por primera vez sobre el método Getting Things Done (GTD). Como muchos, he terminado leyendo el libro de David Allen que dio nacimiento a la metodología. Pero empecé por un texto digerible y que me parece aún más valioso como referencia pasados los años: el GTD para dummies de Jerónimo Sánchez. Me parece un texto no sólo ameno sino muy didáctico, con el mérito de recoger lo mejor de varios métodos (no sólo GTD, realmente) y aterrizarlos en consejos muy concretos, basados en la experiencia propia del autor.

Sinceramente, GTD no sólo me permitió por fin quedarme casi sin papeles en la mesa de trabajo sino que me hizo exponencialmente más productivo y sobre todo más feliz. La sensación de desorganización es muchas veces peor que el desorden en sí y genera un estrés innecesario. Un método (cualquier método) de organización te ayuda al menos a saber hasta dónde no llegarás, para que tomes medidas al respecto y no te frustres intentando un ‘llegar a todo’ imposible.

Rats build neater nests
CC Carbon Arc https://www.flickr.com/photos/41002268@N03/

Algunos dicen que GTD es una especie de secta. No. Es 90% lo que ya hacías por puro sentido común, con un 10% añadido que te ayuda a ordenarlo y a hacerlo de modo más consistente. Y, como bien señala Jerónimo Sánchez en su guía, se trata de que cada uno adapte un poco el asunto a su propia personalidad y objetivos. Una vez adaptadas las reglas, eso sí, hay que intentar cumplirlas. De nada sirve dar con la dieta perfecta, colgarla en la puerta de la nevera, y seguir comiendo como siempre.

Con el tiempo, he leído sobre otras técnicas rivales de GTD o variaciones, que me han reafirmado en la impresión de que GTD es lo bastante generalista como para servir a casi todos (de ahí su éxito, supongo). Entre lo que he leído os recomiendo esta recopilación de artículos sobre inbox zero y que echéis un vistazo a blogs como Think Wasabi, cuyo autor acierta especialmente -en mi opinión- en dos temas que trata regularmente: la importancia de los descansos y de afrontar el trabajo teniendo en cuenta los momentos del día en que cada persona es más productiva.

Durante un tiempo en que mi labor diaria estuvo más enfocada en unos pocos proyectos, apliqué sin saberlo algo muy parecido al personal kanban. Pero cuanto más compleja y rápida se vuelve tu vida, mejor te puede venir el GTD. De hecho, en mi nuevo y más interesante reto he vuelto a luchar por organizarme con este método, pasito a pasito. Mis aprendizajes hasta ahora con los años:

  • Es mejor tener un método malo, o no tenerlo implantado al 100%, que no tener nada
  • No te dejes impresionar por la jerga: GTD es el ‘hacer listas para que no se te olvide’ de toda la vida… mejorado.
  • Como todo método nuevo, hay una curva de aprendizaje. Irás más lento antes de ir más rápido. Cuando aprendiste a conducir tampoco parecía que fuera a llevarte mejor y más rápido que el bus a ningún sitio. Si vas a probar, ten paciencia y un poco de fe en el sistema antes de juzgarlo.
  • Tampoco te dejes el sentido común en la puerta. Si hay cosas que tienes que ‘tunear’ en el método o si puedes añadirle lo mejor de hábitos positivos que ya tenías… hazlo.

Valga este post como testimonio al texto GTD para dummies y como inicio de una pequeña serie. Porque, si ya habéis leído algo de GTD y estáis empezando a intentar aplicarlo, os toparéis con la misma pregunta que todos: ¿cuál es el mejor software para aplicar todo esto? ¿No hay algo -gratuito o de pago- que me ayude a organizar todas esas notas y listas?

Hay muchas opciones, claro. Y a finales de año, hace nada, me vi buscando la mejor. En el próximo post os explico cuáles revisé y con cuál me quedé y porqué.

Así pasé yo de caótico a practicante de GTD

¿Veremos una sentencia europea para trocear Google?

Prometí mis predicciones para los próximos años, tras replicar (con alguna nota personal) las de Brian Solís.

Diversas circunstancias me han retrasado pero aquí estoy con una que me ronda la cabeza. Yo creo que antes de final de 2020 veremos una decisión judicial seria contra Google al menos en el ámbito europeo. Por abuso de posición dominante.

¿Qué quiero decir? Que tendrá problemas al estilo de los que lleva tiempo padeciendo Microsoft. Porque tu sistema operativo no puede tener más del 95% del mercado y poner trabas a quien quiera comunicarse con él, o aprovecharlo para empujar tu hegemonía al sector de los navegadores. No fue una locura europea, en Japón y Estados Unidos ha tenido problemas similares.

¿Qué me lleva a pensar que a Google le va a ocurrir? Varias cosas, todas de dominio público. Primero que ya hay movimientos a nivel de Comisión Europea por el monopolio ‘de facto’ que supone Google. Un análisis de Fortune cree que la sangre no llegará al río y ha habido incluso cierto apoyo explícito de EEUU a la compañía.

Ask.com anti-Google campaign on the London tube. CC By Lars Plougmann (https://www.flickr.com/photos/criminalintent/)
Ask.com anti-Google campaign on the London tube. CC By Lars Plougmann (https://www.flickr.com/photos/criminalintent/)

Sin embargo, creo que sí veremos una decisión severa contra Google en pocos años. Quizá no se imponga (aún) una escisión en varias partes pero, aunque la decisión actual sea una multa, creo que sería un primer aviso, duro, de lo que le espera, y llegará pronto. Me hace pensarlo una carta abierta de Mathias Döpfner, CEO de Axel Springer, al entonces CEO del gigante de Internet. Se publicó en 2014. La traducción al inglés se titula ‘Why We Fear Google’, puede leerse aquí y es un texto tan largo como apasionante, así que recomiendo invertir el tiempo que lleva leerlo con atención. Porque está bien argumentado. Porque es convincente. Porque creo que fue una penúltima rama de olivo tendida a Google antes de sacar toda una artillería legal e intelectual que ya está lista.

Nada que ver con las chapuceras argumentaciones del ‘canon AEDE’ en España y su más chapucera regulación al estilo SGAE como un ‘derecho irrenunciable’ a cobrar. Leed a Döpfner y entenderéis por qué pienso que hay miga de verdad en el caso y que Alemania -no sólo Axel Springer- tiene un íntimo convencimiento de que tiene a) argumentos para ganar ese pulso, y b) la necesidad de librar esa batalla. Y creo que llevan razón. Google se ha hecho demasiado grande, demasiado pronto, traicionando por varias costuras su ‘don’t be evil’ y convirtiéndose en un monopolio de la economía digital que finge no darse cuenta de que lo es. Y que pronto, si no es más razonable de lo que ha mostrado hasta ahora, puede verse en la tesitura difícil de tener una guerra abierta con la legislación y los gobiernos europeos.

Si ocurre, creo que sólo tendrá dos soluciones, o ceder mucho o aceptar entrar en batalla frontal, lo que le obligaría a actuar como el Gran Hermano que dice que no es. En ambos casos, Google tiene mucho que perder.

Creo que se vienen tiempos interesantes.

¿Veremos una sentencia europea para trocear Google?

Tendencias 2015

Crystal ball-sunset 4Llego tarde, pero puestos a plantear las grandes tendencias que vienen, os recomiendo la lista de Brian Solís, que cita 25 tendencias tecnológicas disruptivas para los próximos dos años. Suscribo prácticamente todas (las negritas son añadido mío):

  1. Nueva etapa de las redes sociales, más sofisticadas en su valor de negocio. La clave: lo social portátil.
  2. Las búsquedas y el SEM ya no son sólo patrimonio de Google, a medida que los hábitos de los usuarios aumentan las búsquedas que se realizan directamente en Pinterest, apps, etc.
  3. Las apps de mensajería son las nuevas redes sociales
  4. Asia y otros competidores externos a los EEUU impulsarán esta última tendencia y pelearán por tener más fuerza en el mercado de las apps de mensajería.
  5. Las notificaciones se convierten en una nueva capa de interacción con el usuario por su capacidad de provocar  una respuesta rápida y sencilla.
  6. La innovación china tendrá un impacto disruptor en Estados Unidos.
  7. El Internet de las Cosas seguirá siendo más bien una promesa hasta que la cantidad de dispositivos conectados haga realidad el Internet de Todo.
  8. Los ‘wearables’ seguirán teniendo dificultades para encontrar su hueco en la vida cotidiana de la gran mayoría de la gente. [Nota personal: una de las predicciones con las que estoy más de acuerdo. Como dice Solís, es un mercado aún muy inmaduro y le falta esa app clave que de verdad dé sentido y utilidad a lo que por ahora es sólo una promesa].
  9. La realidad virtual y la realidad aumentada lanzarán productos que buscan ser la ‘killer app’ de verticales concretos.
  10. Los niños de ahora están en el móvil y sólo en el móvil, y no se parecen en nada a los millennials. Serán el nuevo foco de atención.
  11. YouTube, Vine y otros ya pasarán a ser de verdad un nuevo Hollywood, si no ‘el’ nuevo Hollywood.
  12. La ciberseguridad se convertirá en necesidad prioritaria de todas las empresas. (De todas las que no quieran vivir su #Sonygate).
  13. Gran parte de la innovación digital se verá parada en seco mientras algunas compañías sigan presionando contra la neutralidad de la Red.
  14. Los artistas atacarán duramente los servicios de streaming de música para conseguir mejores condiciones, ya que estos servicios van a seguir creciendo a expensas del resto del negocio de la música (la venta de CDs, vaya).
  15. La influencia de Wall Street ha vuelto y se hará notar: los inversores reclamarán beneficios, por encima de cualquier discurso. [Nota personal: será interesante ver si de veras cambia esa ola que ha mantenido a muchas empresas viviendo del capital-riesgo durante años y años ofreciendo a los inversores sólo la promesa de “ser algo grande que ya veremos cómo se monetiza”].
  16. El crowdfunding va a traer problemas a sectores que todavía no los imaginaban. Pero ahora los usuarios pueden unirse y financiar ideas que den la vuelta a un sector, a cualquier sector, de forma mucho más sencilla que antes.
  17. Bitcoin y otras criptomonedas perderán valor pero nos enseñarán a pensar de otro modo sobre el dinero.
  18. Los sistemas de pago a través del móvil despegarán y pronto lo inundarán todo.
  19. Todo será ‘on demand’: la economía se basará más en alquilar servicios/productos que en comprar, gracias a apps móviles geolocalizadas que hacen muy sencillo conseguir lo que se desea cuando se desea.
  20. El sector de la logística cambia con la llegada de las empresas especializadas en drones. Solís cree que primero se cambiará todo el panorama en logística empresa a empresa (B2B), para luego llegar al consumidor final.
  21. La guerra será, cada vez más, también ciberguerra.
  22. La privacidad es historia. A algunas generaciones les molesta y a otras no; el resultado es el mismo.
  23. La unión de big data y beacons abrirán toda clase de oportunidades. Para nuevas experiencias de usuario y para recopilar nueva información sobre tus clientes.
  24. Ir de compras en Internet será más común que hacerlo físicamente.
  25. El marketing omnicanal y la personalización creciente harán que CRM, marketing y el servicio al cliente se conviertan en una sola cosa. [Esto tendré que verlo…]

¿Y mis propias predicciones? La semana que viene las pongo…

Tendencias 2015

Lego: The Case For Having A Good Story To Tell

I like how the guys at PR Week summarize the recente Lego-Shell-Greenpeace controversy. Of course it’s a brief video, no in-depth analysis. There are mixed views about Lego’s initial response. Patrick Coffee covered some of it for PRNewser and left a very good description of why it didn’t work:

It’s essentially a long-winded/tweeted version of “We are not responsible for the actions of our business partners.”

That’s the point. We live in a world where it is no longer acceptable for a big company to not claim full responsibility for all aspects of its impact on the world. And companies just have to live with it or face the very real risk of disappearing into irrelevance.

That’s where the PR Week video makes a point that I find interesting: that having a good ‘corporate story’ helps find the right decision in the midst of a crisis – even if it is after a first failed ‘standard PR move’.

Storytelling is important, believing in your own story and following your core values is everything.

Lego: The Case For Having A Good Story To Tell

Para qué hacen falta los Product Owner en Scrum

La Scrum Master de mi equipo, Tamara Vázquez (@tavazalv en Twitter) nos envío este vídeo a varios Product Owner de Unidad Editorial hace poco. Dura 15 minutos pero vale cada segundo, es una joya. Aparte de contener buenas ideas para aprender y mejorar, creo que también es una buena y breve definición de la función que realiza un PO, así que puede ayudar a responder a esa pregunta que me hace mucha gente que me conoce de mis pasadas aventuras: “¿Pero ahora… exactamente… a qué te dedicas?”

El vídeo se puede encontrar con subtítulos en español en este enlace, y el original os lo dejo aquí:

Para qué hacen falta los Product Owner en Scrum

Un ejemplo de integración natural TV-Twitter

No hace falta irse a sofisticadas apps ni inventar código nuevo para sacarle partido a la “segunda pantalla” ni dar pasitos transmedia.

Aquí, un ejemplo de este año en Oprah que me he encontrado mientras buscaba referencias sobre el asunto. Una forma muy visual (que es lo que prima en TV) y muy natural de integrar un hashtag y muro de tweets en un programa de TV. Pero, más importante que la tecnología involucrada (relativamente sencilla) es el qué se hace con ella. Lo que está haciendo aquí el programa no es integrar tweets sino a sus espectadores. Eso es lo interesante. Tan fácil y tan difícil de imitar a la vez:

Un ejemplo de integración natural TV-Twitter